RÈGLEMENTS INTÉRIEURS DE LA FONDATION CHRISNEL DAMISSE (FCD)

Le masculin est utilisé uniquement dans le but d’alléger le texte.

Le présent règlement intérieur est établi afin d’assurer la gestion de la Fondation Chrisnel Damisse (FCD) (ci-après La Fondation) et de respecter méticuleusement les dispositions statutaires.

Il a pour but principal de fixer avec précision les modalités d’organisation et de fonctionnement de la Fondation. Il peut être modifié à tout moment par le conseil d’administration. Toutefois, toute modification du règlement intérieur de la Fondation doit être adoptée par l’Assemblée Générale (ci-après l’Assemblée).

Le siège social de la Fondation est situé à Masseillan, dans l’arrondissement d’Aquin, Haïti. La Fondation peut avoir d’autres bureaux dans d’autres villes, tant en Haïti qu’à l’étranger. Ces bureaux seront administrés par des dirigeants nommés par le Conseil.

Le présent règlement est évolutif. Le Conseil peut proposer des changements sur approbation des deux tiers (2/3) des membres présents à l’Assemblée.

TITRE I : DES GÉNÉRALITÉS

ARTICLE 1 : DU CARACTÈRE APOLITIQUE DE LA FONDATION

Constituée avec des buts définis par ses statuts, la Fondation est apolitique et ne peut par conséquent poursuivre des objectifs politiques directs ou indirects, ni avoir des prises de position politique.

Il est donc strictement interdit d’utiliser les plateformes de la Fondation pour faire circuler ou publier des discours, des messages, des photos et des vidéos politiques. Aucune publication à caractère politique ne sera tolérée.

Tout contrevenant à cet article sera expulsé immédiatement de toutes les plateformes de discussion de la Fondation.

 

 

ARTICLE 2 : DES ACTIVITÉS DE LA FONDATION

Les activités poursuivies par la Fondation, au titre de ses programmes, de ses projets ou des tâches assignées aux administrateurs, aux membres du comité exécutif et au personnel, doivent avoir des objectifs conformes aux statuts.

ARTICLE 3 : DU BUDGET ET DE LA COMPTABILITÉ DE LA FONDATION

Le budget et la comptabilité de la Fondation sont organisés par des instructions spécifiques. Celles-ci sont élaborées sous la responsabilité du Conseil d’Administration (ci-après Le Conseil) et adoptées par l’Assemblée.

Le Comité Exécutif (CE) est tenu d’évaluer la régularité et la sincérité des états financiers de la Fondation, au regard des instructions spécifiques adoptées par l’Assemblée.

TITRE II : DES ADHÉRENTS

Article 4 : ADHÉSION SANS CONDITIONS

L’adhésion à la Fondation est ouverte à toute personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public, sans autres restrictions ou réserves que celles prévues par la loi, les statuts et le règlement intérieur.

ARTICLE 5 : DE LA FIXATION DES COTISATIONS

Le montant de la cotisation annuelle est de :

• 100,00 USD pour les membres adhérents personnes physiques;
• 500,00 USD pour les membres adhérents personnes morales;
• 1 000,00 USD au moins pour les membres bienfaiteurs.

Les différentes catégories de membres sont définies à l’article 8 du présent Règlement.

L’Assemblée Générale Ordinaire doit se prononcer chaque année sur le montant des diverses cotisations par catégorie d’adhérents.

ARTICLE 6 : DU VERSEMENT DES COTISATIONS.

La cotisation annuelle est exigible le 28 février de chaque année. En cas d’admission de nouveaux membres en cours d’année, la totalité du montant de la cotisation sera due immédiatement.

ARTICLE 7 : DES MEMBRES DE LA FONDATION.

1. Les adhérents dont les demandes d’adhésion auront été acceptées et autorisées par le Conseil d’Administration prennent la qualité de « Membre ».
2. La qualité de « Membre » peut être aussi octroyée d’office par le Conseil à des personnes physiques ou morales identifiées et ayant accepté une telle qualité, sans que ces dernières n’aient auparavant expressément formulé la demande.

ARTICLE 8 : DES CATÉGORIES DE MEMBRES.

La Fondation se compose de membres fondateurs, de membres  d’honneur, de membres bienfaiteurs, et de membres adhérents.

Sont membres fondateurs les personnes physiques ou morales qui ont participé à la constitution de la Fondation.

Sont membres d’honneur, les personnes physiques qui ont rendu un service important à la Fondation. Sur décision du Consel, ils sont dispensés de cotisations.

Sont membres bienfaiteurs les personnes physiques ou morales qui ont accepté, de soutenir financièrement la Fondation, d’acquitter une cotisation d’un montant supérieur à celle exigée des autres membres (supérieure à 100,00 USD pour une personne physique et supérieure à 500,00 USD pour une personne morale).

Sont membres adhérents les personnes physiques ou morales ayant été déclarées comme tels par les instances de la Fondation et ayant versé une cotisation annuelle.

ARTICLE 9 : DE L’ADHÉSION DES MEMBRES A DISTANCE

La demande d’adhésion d’un membre se fait directement en ligne via le site internet et l’application mobile de la Fondation.

Pour ce faire :

1- Le postulant effectue son inscription en ligne via le site internet de la Fondation au : www.fcd-masseillan.org/membre ou en remplissant le formulaire (version papier) qu’il devra retourner, avec sa cotisation,  au bureau de la Fondation. Pour l’application mobile: télécharger l’application à partir de « Apple Store » ou « Google Play ».

2- La Fondation se charge d’envoyer un courriel automatique à chaque compte d’utilisateur.

3- Le postulant ayant fait sa demande d’inscription en ligne s’acquitte aussi de la même manière de sa cotisation.

4- Une attestation électronique d’adhésion sera délivrée aux membres qui auront signé le formulaire d’adhésion, accepté les conditions statutaires et payé leur cotisation annuelle et une attestation physique (papier) sera envoyé aux membres ayant fait la demande d’adhésion via le formulaire version papier.

Le membre dont l’adhésion aura été confirmé par les instances appropriées de la Fondation, pourra compléter son profil en ligne et disposer de l’ensemble de services de la Fondation dans les limites prescrites par les conditions générales d’utilisation.

ARTICLE 10 : DE LA DÉMISSION – DE L’EXCLUSION – DU DÉCÈS D’UN ADHÉRENT.

La démission doit être adressée au Conseil d’Administration par lettre. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

L’exclusion d’un membre peut être prononcée par le Conseil pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

• la non-participation aux activités de la Fondation ;
• une condamnation pénale pour crime et délit ;
• toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement aux activités de la Fondation ou à sa réputation.

La décision d’exclusion est adoptée par le Conseil statuant à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents.

La cotisation versée à la Fondation est non remboursable, peu importe la raison.

TITRE III : DE LA GOUVERNANCE DE LA FONDATION.

ARTICLE 11 : DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES – DES MODALITÉS APPLICABLES AUX VOTES.

L’Assemblée est composée des personnes physiques et morales régulièrement inscrites et approuvées par le Conseil. Elle peut être en présentiel et / ou en mode virtuel. Les participants aux Assemblées votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le Conseil d’Administration ou par 20 % au moins des participants.

 

Si un membre ne peut assister à une Assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire dans les conditions indiquées dans les statuts.

ARTICLE 12 : DU CONSEIL D’ADMINISTRATION.

La Fondation est administrée par un Conseil d’Administration de 7 membres, dont un Président, un Vice-président, un Secrétaire Général, un Secrétaire Général Adjoint, un Responsable des Finances, et deux Conseillers, votés par l’Assemblée Générale Ordinaire. Les membres du Conseil sont élus pour une durée de trois (3) ans. Les administrateurs sortants sont rééligibles.

En cas de vacances par suite de décès, de démission ou d’inaptitude d’un ou de plusieurs membres, le Conseil d’Administration peut pourvoir provisoirement, si nécessaire, au remplacement de ce.ces membre.s, sous réserve de confirmation par la plus prochaine Assemblée Générale Ordinaire. Le mandat des administrateurs ainsi désignés prend fin à la date où devrait normalement expirer le mandat des administrateurs remplacés.

Les personnes morales, membres de l’Assemblée, peuvent être nommées en qualité d’administrateurs. Lors de leur nomination, elles doivent désigner une personne physique chargée de les représenter au sein du Conseil.

Toute modification dans cette représentation doit faire l’objet d’une notification à la Fondation par lettre notariée.

ARTICLE 13 : DES POUVOIRS ET DU FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION.

Le Conseil est investi des pouvoirs de gestion les plus étendus tant auprès des adhérents qu’auprès de tous les tiers pour agir en toutes circonstances au nom de la Fondation, pour faire et autoriser tous actes et opérations qui entrent dans l’objet de la Fondation et qui ne sont pas de la compétence des Assemblées Générales.

 

 

À ce titre :

• Il nomme et supervise l’action des membres du Comité Exécutif;
• Il prépare l’ordre du jour des Assemblées Générales;
• Il se réunit aussi souvent que l’intérêt de la Fondation l’exige et au moins une fois par an;
• Il est convoqué par le président ou par le secrétaire exécutif sur demande de la moitié de ses membres ou sur la demande de plus de la moitié des administrateurs. La convocation indique la date, l’heure, l’ordre du jour et le lieu de la réunion.

Toutefois, le Conseil peut se réunir sur convocation verbale et l’ordre du jour peut n’être fixé que lors de la réunion, si tous les membres sont présents ou excusés à cette réunion et si leur consentement est recueilli sur la teneur de l’ordre du jour. Il est tenu un registre de présence qui est signé par les administrateurs participant à la séance.

Les décisions sont prises à la majorité simple (50% plus 1) des voix des membres présents. En cas de partage des voix, celle du Président du Conseil est prépondérante. Les délibérations du Conseil sont constatées par des procès-verbaux, tenus sans blanc, ni ratures sur des feuilles numérotées et conservées au siège de la Fondation. Elles sont signées par le président et le secrétaire. Toutes les pages sont initialées.

Des commissions permanentes de travail peuvent être constituées par décision du Conseil d’Administration.

Les membres du Conseil font établir sous leur responsabilité, une charte interne relative à son organisation, son fonctionnement et son évaluation.

ARTICLE 14 : DU CONSEIL D’ADMINISTRATION.

Le Conseil est responsable de l’identification, de l’évaluation et de la négociation avec les partenaires éventuels des programmes et projets de la Fondation en s’assurant de leur conformité aux statuts et leur viabilité. Le Président ou un autre membre représente le Conseil d’Administration auprès des partenaires et fait ensuite rapport au Conseil.

Aucune activité engageant financièrement la Fondation ne pourra être exécutée sans l’autorisation préalable du Conseil d’Administration.

Tous les actes et documents engageant la Fondation sont signés conjointement par le Président du Conseil d’Administration et le Secrétaire Général. Toutefois, pour la gestion quotidienne des activités de la Fondation, et pour celles comportant un engagement financier, le Président du Conseil d’Administration peut déléguer par écrit son droit de signature à un administrateur et/ou un membre du comité exécutif autre que le Secrétaire Général.

Le Président, le Secrétaire et le Chargé d’administration et des finances signent les comptes bancaires, mais deux des trois signatures sont obligatoires pour tout retrait.

En cas d’absence ou d’empêchement prolongé, devenu définitif, il est pourvu au remplacement du Président du Conseil d’Administration dans les conditions fixées dans les statuts.

Un Comité baptisé « Comité d’outre-mer » (COM) sera formé dans la communauté Masseillanoise de la diaspora pour conseiller le Conseil. Le COM se réunira régulièrement pour débattre et élaborer des projets et en faire part au Conseil, mais les décisions finales reviendront au Conseil d’Administration.

ARTICLE 15: DU COMITÉ EXÉCUTIF DE LA FONDATION.

Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres, un Comité Exécutif composé de :

• un Secrétaire général;
• un chargé de l’Administration et des finances;
• un chargé des programmes et de la coopération.

En cas de vacances de l’un d’eux, le conseil d’administration pourvoit immédiatement à son remplacement. Les membres du Comité Exécutif sont tous désignés pour une durée de deux (2) ans. Ils sont rééligibles. Ils sont révocables par le Conseil d’Administration pour les raisons citées à l’article 18.

Le comité exécutif peut s’adjoindre un ou plusieurs employés rétribués pour l’assister dans sa gestion. Le Comité Exécutif établit sous sa responsabilité, un manuel relatif aux procédures administratives, budgétaires et comptables. Le manuel de procédures est examiné et validé par le Conseil d’Administration de la Fondation avant sa mise en application. Il peut faire l’objet d’une révision à tout moment. Le Comité Exécutif a la charge de la gestion administrative, budgétaire et comptable de la Fondation, dans les conditions prévues par le manuel des procédures administratives, budgétaires et comptables validé par le Conseil d’Administration.

ARTICLE 16 : INDEMNITÉS DE REMBOURSEMENT.

Le Conseil vote le budget de la Fondation. Toutes les dépenses doivent être, au préalable, approuvées par le Comité Exécutif. En ce sens, elles seront intégralement remboursées sur présentation des pièces justificatives. Ces dépenses doivent nécessairement avoir été encourues pour le bien de la Fondation.

ARTICLE 17 : DU PERSONNEL DE LA FONDATION.

La Fondation peut conclure des contrats de travail avec le personnel nécessaire à son fonctionnement et au fonctionnement de ses organes de gouvernance. Les membres du personnel sont identifiés et proposés par le Comité Exécutif de la Fondation. La décision de signature et de rupture des contrats de travail est examinée et autorisée par le Conseil d’Administration de la Fondation.

TITRE IV : DES SANCTIONS DISCIPLINAIRES ET DES DISPOSITIONS DIVERSES ET FINALES.

ARTICLE 18 : DES SANCTIONS DISCIPLINAIRES.

Sont considérées comme fautes :

• retard et absence répétées et non motivées aux réunions;
• perturbation du déroulement des réunions et des activités;
• violation des dispositions statutaires;
• violation du règlement intérieur et des dispositions de gestion y rattachées à travers la charte du Conseil d’Administration, le manuel de procédures et les conditions générales d’utilisation des services et ressources de la Fondation.

Le Conseil d’Administration peut apprécier les fautes commises par des administrateurs, des membres du comité exécutif, le personnel ou les adhérents et prononcer selon le cas à leur encontre, les sanctions disciplinaires suivantes :

• Avertissement (première faute);
• Blâme (deuxième faute);
• Suspension (troisième faute);
• Exclusion (quatrième faute).

L’exclusion est immédiate dans le cas d’une faute grave où les faits commis sont flagrants et patents. Les sanctions disciplinaires prononcées par le Conseil d’Administration peuvent être réexaminées par l’Assemblée Générale sur demande du contestataire. Le contestataire devra pour ce faire adresser sa requête au Président de l’Assemblée Générale, avec copie au Secrétaire Général.

La décision de l’Assemblée Générale est sans appel.

Si un membre fautif passe 12 mois consécutifs sans commettre de nouvelles fautes, son compteur de fautes est remis à zéro.

ARTICLE 19 : DES LITIGES.

Tout litige quant à l’application du présent règlement intérieur est discuté et résolu à l’amiable par le Conseil d’Administration et, par défaut, par les juridictions compétentes du siège social de la Fondation.

ARTICLE 20 : DE LA MODIFICATION DU RÉGLEMENT INTÉRIEUR.

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le Conseil. Toute modification doit être approuvée par l’assemblée générale ordinaire à la majorité simple (50% plus 1) des membres présents.